Paten käyttöönotosta Kalajoella – tuumasta toimeen

Lupapisteen päätöksentekotoiminnallisuus (eli Pate) otettiin Kalajoella käyttöön vuoden 2020 alussa.

Kalajoen rakennustarkastaja Tero Jelekäinen totesi helmikuussa, että ”Pate on vastannut odotuksia ja sillä päätöksen tekeminen on helppoa”. Suurimpana hyötynä nähdään, että viikoittaisen päätöksentekopäivän poistumisen jälkeen kiire on helpottunut.

Päätös ottaa toiminnallisuus käyttöön kypsyi kesän ja syksyn aikana, varsinainen hankintapäätös tehtiin 11.12.2019. Lokakuusta joulukuuhun käytiin läpi rakennusvalvonnan lupaprosessia ja mietittiin lupasihteerin ja rakennustarkastajien tehtäviä lupaprosessin eri vaiheissa.

Prosessia muutettaessa muutettiin myös lupasihteerin ja rakennustarkastajien työnjakoa. Päätöksenteon siirryttyä Lupapisteeseen lupasihteerin toimenkuvaa kuvaavampi nimike olisi lupavalmistelija. Töitä saatiin järjesteltyä uudelleen ja sitä kautta rakennustarkastajille vapautui lisää aikaa mm. asiakkaiden kohtaamiseen.

Kalajoella päätöksenteon siirtäminen Lupapisteeseen olisi voitu tehdä rakennustarkastajan päätöksellä, mutta se vietiin kuitenkin lautakuntaan, jotta asian merkittävyys välittyisi myös laajemmin kunnassa. “Kalajoen kaupunki ja rakennusvalvonta haluaa olla aktiivinen kehittäjä sähköisen asioinnin osalta. Me koettiin hankinta tarpeelliseksi päätösten nopeuttamiseksi ja haluttiin poistaa tietyn päätöspäivän tuoma kiire työssä”, kertoo Tero Jelekäinen.

Käytännön työssä päätösten siirtyminen Lupapisteeseen myös näkyy. Patella päätöksen myöntäminen on nopeutunut, eikä ole riippuvainen sovituista päätöspäivistä. Aikaisemmin päätöspäivä oli torstai tai joka toinen torstai. Tuolloin koettiin, että asioita piti saada kiirehdittyä päätöspäivälle ja se aiheutti kiireen rakennustarkastajille alkuviikosta ja loppuviikosta lupasihteerille. “Nyt kun päätöksiä voi tehdä päivittäinen kiireen tuntua ei ole. Ennen päätöstä voi hyvin vaikka nukkua yön yli ja palata asiaan seuraavana päivänä”, naurahtaa Jelekäinen.

Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että nyt lupaprosessi toimii ja muutos onnistui hyvin. Jos jonkun yksittäisen asian nostaa esiin onnistuneen muutoksen mahdollistajana, niin se oli muutokseen riittävästi varattu aika.