Lupapisteen pitkäaikainen ja aktiivinen asiakaskunta Padasjoki havahtui loppuvuodesta 2024 siihen, että Lupapisteen palveluiden laajempi hyödyntäminen olisi nyt paikallaan. Asiointi- ja arkistopalvelu Padasjoella on ollut jo vuodesta 2017 alkaen, mutta arkistointia ei vielä otettu asioinnin kanssa samaan aikaan käyttöön.
-Itse tulin Padasjoen rakennusvalvontaan vuonna 2019 ja muistan, että Lupapisteen arkistointi oli kyllä usein puheissa mukana, mutta sitä ei vielä alettu aktiivisesti tekemään. Silloin ajateltiin, että kun hankkeet valmistuvat viiden vuoden kuluttua, niin vasta sitten arkistointi olisi järkevä tehdä, kertoo Padasjoen rakennusvalvonnan hallintosihteeri Pia Mustisto.
Meidän Lupapisteen porukan näkökulmasta Padasjoen ajatusmalli ja tapa toimia arkistoinnin suhteen on hyvin yleinen. Ja kun arkistointijono pääsee kasvamaan kovin suureksi, tuntuu arkistoinnin aloittaminen entistä hankalammalta. Tähän tilanteeseen meiltä löytyy ymmärrystä sekä tietysti myös apuja. Avunpyyntö tuli myös Padasjoelta ja Lupapisteen oma konsultti, Hannu Paasovaara riensi apuun.
Hannun tapa toimia Lupapisteen asiakaskuntien apuna on hyvin käytännönläheinen. Koulutuksen tarkoituksena on sekä kouluttaa Lupapisteen käyttöä että Hannun oman pitkän rakennusvalvontakokemuksen myötä kertyneiden parhaiden toimintatapojen esittely muillekin.
- Arkistointikoulutus oli hyvä ja intensiivinen. Toki, koska arkistointi on ollut meillä niin pitkään tauolla, koulutuksen hyötyjen saaminen jokapäiväiseen työhön mukaan hieman huolestuttaa. Saimme paljon uutta oppia Lupapisteen käyttöön ja pitkä käyttökokemus Lupapisteestä yleisesti helpottaa jatkoa ajatellen”, kommentoi Padasjoen rakennustarkastaja Osmo Knaapi.
Osmo tuli Padasjoelle 2023 mukanaan yli 20 vuoden kokemus arkkitehtisuunnitelijana toimimisesta, joten Lupapiste on myös ”sieltä toiselta puolelta” tullut tutuksi.
Kaiken kiireen keskellä voi myös tuntua vaikealta opetella uusien Lupapiste-palveluiden käyttöä, vaikka niillä olisikin omaa työmäärää vähentävä vaikutus pidemmän päälle. Kun arkistointi saatiin Padasjoella sujumaan, seuraava kysymys olikin, että miten voimme hyötyä sähköisestä arkistosta. Hannulta löytyi heti takataskusta parikin keinoa: Lupapiste Kauppa sekä muille kuin rakennusvalvonnan viranomaisille suunnattu dokumenttien haku- ja latauspalvelu, Virkapääte. Molempien käyttöönotto on hyvin yksinkertaista ja jäljelle jää vain sen vanhan toimintatavan poisjättäminen.
Niinpä avasimme Padasjoelle Lupapiste Kaupan syyskuussa ja samalla avasimme Virkapäätteen.
-Voi sanoa, että Lupapiste Kaupan käyttöönotosta seurasi se, että arkisto sähköistyi. Lupapiste Kaupassa kaikki dokumentit ovat kiinteistökohtaisesti valittavissa ja se helpottaa suuresti asiakastyössä. Myös Virkapäätteestä tulee varmasti olemaan hyötyä, toteaa Pia.
-Sähköinen järjestelmä on äärettömän tärkeä, kun on yhtenäinen tapa toimia aina hakemuksesta arkistointiin asti. Se, että kanssakäyminen asiakkaan kanssa tapahtuu sähköisessä maailmassa on hienoa. Liitteiden käsittely on nyt paljon helpompaa, lisää Osmo.
Osmo Knaapi ja Pia Mustisto, Padasjoen rakennusvalvonta
Kuten meille myös Padasjoelle asiakastyytyväisyyden merkitys on iso. Ja Lupapisteen saama palaute kiinnostaa aina.
-Ensimmäistä kertaa Lupapistettä käyttävä asiakas ei välttämättä anna hyvää palautetta. Mutta sitten kun logiikka aukenee, käyttö helpottuu. Se on hyvin asiakasriippuvaista, että millaista palautetta tulee. Ammattilaiset ovat pääsääntöisesti tyytyväisiä, mutta tavallisia luvanhakijoita jopa terminologia saattaa ”pelästyttää”, Osmo kiteyttää.
Padasjoen dynaaminen duo Pia ja Osmo ovat innostuneita myös kehittämään Lupapistettä. Yhtenä kehitysideana he ehdottavat naapurinkuulemisen tulostetta. Jos sähköinen kuuleminen ei syystä tai toisesta Lupapisteen kautta onnistu, olisi hienoa, että tarvittavat tiedot saisi Lupapisteestä ulos esim. pdf-muodossa ja sen voisi toimittaa naapurille vaikka postitse. Myös katselmukset saavat Padasjoelta parannusehdotuksia. Tiedossamme onkin, että niiden suorittamiseen Lupapisteessä voisi tehdä huikeita teknisiä parannuksia. Osmo ehdottaa tekoälyn ja automatisoinnin valjastamista myös Lupapisteeseen. Katsotaan, miten AI Lupapisteessä tulevaisuudessa vaikuttaakaan.
Dynaamisen ja oppimishaluisen kaksikon asenne saa kiitosta myös Hannulta.
-Osmon ja Pian kanssa on ollut mukava työskennellä. Heillä on asenne kunnossa ja kova halu oppia uutta koko ajan. Padasjoen rakennusvalvonnan toimintatavat tulevat kehittymään tulevina vuosina ja asiakkaat tulevat saamaan hyvää palvelua.”
Lopputerveisinä Pia ja Osmo toteavat, että Lupapisteen palveluiden laajentaminen Padasjoella ei ole pysähtymässä tähän, vaan uskovat, että esimerkiksi myös Patesta olisi paljon hyötyä.
Monenlaisia uudistuksia ja niiden tuomia haasteita on tulossa meille kaikille, mutta toivoa on, että parempaan suuntaan ollaan menossa myös eri järjestelmien välisen liikenteen osalta. Onneksi Lupapisteen tuki toimii hyvin ja yhteistyö Lupapisteen ja CGI:n KuntaNetin välillä on toimivaa. - Osmo Knaapi, Padasjoki.
