Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnissa
Päivitetty 9.12.2025
Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnissa
Tämän selosteen tarkoituksena on informoida työnhakijoitamme siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessin aikana. Suhtaudumme vakavasti siihen, että noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta samoin kuin muuta soveltuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietoja. Huolehdimme myös siitä, että käsittely on tietoturvallista ja että tietosuojakäytäntömme mahdollistavat täysimääräisen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen.
Laadittu 24.11.2025
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Cloudpermit Oy (y-tunnus 2795153-5)
Osoite: Salomonkatu 17 A, 00100 Helsinki
Puhelinnumero: 040 061 3756
Sähköpostiosoite: niina.syrjarinne@cloudpermit.com / security@cloudpermit.com
(jäljempänä "me)
Yhteyshenkilö
Titteli: Tietosuojavastaava
Nimi: Niina Syrjärinne
niina.syrjarinne@cloudpermit.com
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti tässä kohdassa nimetyille yhteyshenkilöille.
Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Alla olevassa taulukossa on lueteltu henkilötietotyypit, joita käsittelemme rekrytointiprosessin aikana. Jos rekrytointi johtaa työsuhteen syntymiseen, osaa näistä tiedoista käsitellään myös työsuhteen perusteella.
| Henkilötiedot | Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste |
|
Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana
Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite
|
Työhakemusten käsittely ja rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito.
|
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi.
|
|
Haettavaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, tiedot työnhakuprosessiin nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot.
|
Työhakemusten käsittely ja työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi
|
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi
|
|
Soveltuvuuden kannalta tärkeät ja muut henkilön itsestään ja taustastaan antamat tiedot kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot, työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, todistukset ja arvioinnit, viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin, referenssit
|
Työhakemusten käsittely ja työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi
|
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi
|
|
Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja niitä koskevat tiedot
|
Työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi
|
Suostumus
|
|
Rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot
|
Rekrytointiprosessin hallinta
|
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi
|
|
Mahdolliset muut vapaaehtoisesti annetut tiedot tai muutoin nimenomaisesti ammatillisessa tarkoituksessa julkaistut tiedot kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot
|
Työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi
|
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi
Suostumus
|
Tietolähteet
Saamme tiedot pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.
Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietoja ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden haettava tehtävä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
Henkilötietojen siirrot, luovutukset ja vastaanottajat
Hyödynnämme toiminnassamme erilaisia kumppaneita, joille henkilötietojasi voidaan siirtää tai luovuttaa tilanteesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen. Olemme solmineet näiden yritysten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely tapahtuu vain meidän lukuun eikä näiden kolmansien osapuolten omiin tarkoituksiin.
Luovutuksen saajan konsepti kattaa myös henkilötietojen käsittelijät eli tahot, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajien ryhmille:
- IT-palveluntarjoajat, jotka tarjoavat Cloudpermitille digitaalisia palveluita
- Konesalipalveluntarjoajat, joiden konesaleissa henkilötietoja käsitteleviä digitaalisia järjestelmiä ja alustoja ylläpidetään.
Mikäli henkilötietojasi luovutetaan, tapahtuu se suostumuksellasi tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Rekisteriin merkitylle henkilölle tiedot luovutetaan pyynnöstä. Mikäli henkilötietojasi luovutetaan toiselle viranomaiselle, se perustuu viranomaisen esittämään tietopyyntöön, jossa on esitetty tietojen luovuttamiseen oikeutettava lainsäännös.
Henkilötietoja säilytetään pääosin Euroopan unionin alueella. Huomioithan kuitenkin, että osa käyttämistämme palveluntarjoajista tai näiden alihankkijoista sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tästä johtuen henkilötietojasi voidaan siirtää rajoitetuissa tilanteissa, kuten järjestelmiin tehtävissä ylläpito- ja huoltotoimenpiteissä, EU-alueen ulkopuolelle. Varmistamme aina, että siirrot tapahtuvat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) V luvun mukaisesti ja että jokaiselle siirrolle on olemassa asetuksen V luvun mukainen siirtoperuste. Varmistamme esimerkiksi, että henkilötietojen vastaanottaja on rekisteröitynyt EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen tai että vastaanottaja sitoutuu vaihtoehtoisesti solmimaan Euroopan unionin komission laatimat mallisopimuslausekkeet henkilötietojen siirtojen osalta.
Lisätietoja EU:n ja Yhdysvaltojen välisestä tietosuojakehyksestä täältä:
https://www.dataprivacyframework.gov
Lisätietoja Euroopan unionin komission laatimista mallisopimuslausekkeista täältä:
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työntekijöiden tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa olemme allekirjoittaneet henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltäviä henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa säilytystiloissa.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme työnhakijoiden henkilötietoja lähtökohtaisesti yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä. Mikäli hakijasta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana annettuja ja työnhakuun liittyviä tietoja osana henkilöstöprofiilia työntekijöidemme tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekrytointivaiheessa annettuja henkilötietoja säilytetään enintään kolme vuotta, mikäli henkilö on antanut siihen suostumuksensa ja haluaa, että häneen ollaan yhteydessä myöhemmin sopivan tehtävän löytyessä.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidystä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, kuten rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi.
Työnhakijan oikeudet
| Oikeus | Missä tilanteessa |
| Tarkastaa itsestä tallennetut tiedot | Aina |
| Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista | Aina |
| Vaatia tietojen poistamista | Kun työnhakija on peruuttanut suostumuksensa tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 17artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Vastustaa tietojen käsittelyä | Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten |
| Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua) | Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle | Aina |
Edellä mainitut pyynnöt, kiellot ja peruutukset voidaan tehdä toimittamalla ne kirjallisesti tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi saatamme pyytää työnhakijaa todentamaan henkilöllisyytensä.
Vastaamme työnhakijan esittämiin rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta silloin, kun teemme muutoksia henkilötietojen käsittelytoimiin tai kun sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 9.12.2025