Paperiarkistosta sähköiseen aikaan – digitointi helpottaa tiedon saatavuutta Kangasalla
Kangasalan kaupungilla rakennusvalvonnan vanhaa paperiarkistoa on digitoitu vuodesta 2018 lähtien. Nykyisen prosessin mukainen sähköinen arkistointi aloitettiin Lupapiste Kaupan käyttöönoton yhteydessä vuonna 2022.
Tekninen avustaja Aapo Härkönen on tähän mennessä muuttanut analogista aineistoa sähköiseen muotoon noin 30 arkistovuoden edestä. Digitoidun materiaalin määrä vastaa noin 130 000 tiedostoa.
Digitointi on paljon muutakin kuin skannaamista
Aapo käyttää työssään Lupapisteen Digitoijan työpöytää, jonka kautta digitoitu aineisto viedään Lupapisteen sähköiseen pysyväisarkistoon. Arkistoitua aineistoa voidaan tämän jälkeen hyödyntää monin eri tavoin.
Digitointi ei kuitenkaan ole pelkkää aineiston muuttamista sähköiseen muotoon, vaan siihen kuuluu myös aineiston seulontaa ja eheyttämistä sekä epäselvien tapausten selvittämistä.
Sähköiseen arkistoon siirtyminen on tehostanut työtä merkittävästi. Aineiston etsimiseen ja käsittelyyn kuluu vähemmän aikaa, ja materiaali on käytettävissä paikasta riippumatta.
”Ajalla ja paikalla ei ole enää samalla tavalla merkitystä, mikä helpottaa myös etätyöskentelyä, Aapo toteaa.”
Aineisto helpommin kaupunkilaisten saataville
Digitointityön tulokset näkyvät myös asiakkaille. Lupapiste Kaupan kautta esimerkiksi kiinteistöjen piirustuksia voi hankkia sähköisesti ympäri vuorokauden ja paikasta riippumatta.
Härkösen kokemus Lupapisteen työkaluista on hyvä.
Tulevaisuudessa hän toivoo, että palveluiden kehittämisessä kuunnellaan jatkossakin aktiivisesti käyttäjien tarpeita ja kehitysehdotuksia.
