Salo kehittää asiakaspalvelua aktiivisesti Lupapisteen avulla

Pitkään Lupapistettä käyttänyt Salo on vuosien varrella ottanut rohkeasti uusia palveluja käyttöön. Lupapisteen asiointipalveluun siirtymiseen päädyttiin aikoinaan asiakaspalvelun parantamiseksi sekä lupakäsittelyn nopeuden ja tehokkuuden lisäämiseksi.

– Viranomaisen näkökulmasta Lupapisteen tärkein hyöty on, että rakennuslupaprosessin voi hoitaa täysin sähköisesti neuvontapyynnöstä päätearkistoon, sisältäen myös katselmukset ja yhteydenpidon asiakkaaseen. Olemme kokeneet tämän todella hyödylliseksi, kertoo Rakennus- ja ympäristövalvonnan johtaja Janne Ranki.

Paperipiirustuksista ja -asiakirjoista luopuminen on merkittävin rakennusvalvonnan työtä muuttanut ominaisuus. Rankin mukaan myös lupakäsittelijöiden työjonon hallinta on helpottunut sähköisen järjestelmän myötä. Rakennustarkastajienkin työ sujuvoituu, kun katselmustiedot siirtyvät automaattisesti sekä arkistoon että asianomaisille.

Asiakkaista varsinkin palvelua paljon käyttävät ammattilaiset arvostavat jatkuvaa pääsyä töiden pariin.

– Palvelua voi käyttää 24/7, kun hakijalla on paras hetki tehdä hakemus tai täydentää suunnitelmia. Samalla palvelu on myös vähentänyt fyysistä asiointitarvetta rakennusvalvontatoimistossa, Ranki toteaa.

Lupapiste Kauppa on ollut korona-ajan tärkeä helpotus

Lupapiste Kauppa otettiin Salossa käyttöön helmikuussa 2020, juuri koronapandemian alla. Palvelu on mahdollistanut fyysisten asiakaskontaktien välttämisen ja hyvän palveluntarjoamisen turvallisesti.

– Voimme nyt toimittaa kaikki rakennusvalvonnan asiakirjat asiakkaille digitaalisesti, ilman että hänen tarvitsee vierailla paikan päällä, Ranki kertoo.

Palvelun käyttöönottoon motivoi myös yleinen trendi; odotuksena on, että tieto on saatavilla välittömästi digitaalisessa muodossa. Salossa nähdäänkin edistysaskeleeksi se, että asiakas saa tarvitsemansa dokumentit nopeasti ja voi muuttaa ne itse paperiseen muotoon vain, jos siihen on tarvetta.

Samalla kunnan työntekijöiden ei myöskään tarvitse hoitaa pyydettyjä dokumentteja skannauspalveluun ja huolehtia niiden toimittamisesta asiakkaalle.

Uudet palvelut tuovat lisähyötyjä

Salossa on vastikään otettu käyttöön myös Lupapisteen päätöksentekotoiminnallisuus Pate ja Rakentamisen mittari Rami. Päätöksentekotoiminnallisuuden odotetaan tuovan yhä suurempaa sujuvuutta lupaprosessiin.

– Lupakäsittelijä pystyy etenemään päätöksenteossa samalla, kun lupakäsittely valmistuu. Aiemmin tämä on vaatinut siirron taustajärjestelmään. Nyt säästämme sekä siirtoon vaadittavan ajan, että vältämme sitä, että lupakäsittelijä joutuisi perehtymään lupaan useamman kerran, Ranki kuvailee.

Rakentamisen mittari Rami tulee toimimaan tiedolla johtamisen apuvälineenä sekä ulkoisiin että sisäisiin tarpeisiin. Työkalua on tarkoitus käyttää erityisesti rakennusvalvonnan esimiestyöhön.

– Rami auttaa seuraamaan lain vaatimia läpimenoaikoja ja samalla mahdollistaa sen, että voimme sisäisesti reagoida muutoksiin mahdollisimman nopeasti. Vältymme myös eri järjestelmistä poimitun tiedon siirtämiseltä ja saamme raportit ja tilastot yhdestä paikasta.

Rami auttaa myös tilanteissa, joissa kunnalle tulee tietopyyntöjä rakentamiseen liittyen.

– Pystymme sen avulla vastaamaan paremmin ja helpommin niihin tietopyyntökyselyihin, jotka liittyvät rakentamisen statistiikkaan Salossa, Ranki päättää.

Kuva: Salon kaupunki