Oulainen päätti parantaa rakennusvalvonnan asiakaspalvelua Lupapisteen avulla

Oulainen aloitti Lupapisteen sähköisen lupahakemuspalvelun sekä arkiston käytön vuoden 2021 marraskuussa. Alkuvuodesta 2022 palvelu on tarkoitus saada laajaan käyttöön lupia hakeville.

Siirtymistä sähköiseen palveluun on harkittu jo vuodesta 2017 ja motiivina muutokseen on ollut erityisesti asiakaspalvelun sekä hankkeiden kaikkien osapuolten yhteistyön sujuvoituminen.

– Nyt saamme esimerkiksi työnjohtajat ja suunnittelijat kanssamme samaan näkymään. Sähköistä asiointia on myös kysytty asiakkaiden puolelta paljon, joten toivomme, että voimme vastata tällä muutoksella heidän palautteeseensa, kertoo toimistosihteeri Sonja Lämsä.

Lisäksi mahdollisuus sähköisen arkiston käyttöönottoon oli yksi suurimmista tekijöistä, jonka perusteella valinta osui Lupapisteeseen.

– Tavoitteena on, että paperisen arkiston käyttö vähenee ja loppuu vähitellen kokonaan, kun saamme siirrettyä materiaalit sähköisiksi. Tarkoituksena on ottaa käyttöön tulevaisuudessa myös Lupapiste Kauppa, Lämsä kertoo.

Rakennusvalvonnan oman työn osalta Oulaisissa odotetaan nopeuden ja sujuvuuden lisääntyvän. Hakuprosessiin käytetyn ajan vähenemistä on nähty jo ensimmäisten kuukausien aikana, kun asiakkaille ei ole tarvinnut lähettää paperipostina esimerkiksi päätöksiä tai piirustuksia. Kunnassa odotetaan nyt kiinnostuksella, mitkä muut tekijät toimintaympäristössä muuttuvat sähköisen asioimisen myötä.

Tukea ja ohjeistusta käyttöön saa helposti

Oulaisissa on koettu, että Lupapisteen kaikkien ominaisuuksien haltuun ottaminen vaatii jonkin verran opettelua, mutta tähän vaadittavaa apua ja tukea on ollut hyvin saatavilla. Lupapisteen tuesta neuvoja on saanut aina tarvittaessa pikaisesti.

– Käyttöohjeet ja tukiportaalin videot ovat todella hyviä, yleensä vastaukset kysymyksiin ovat löytyneet sieltä. Olemme keskustelleet jonkin verran ympäristökuntien kanssa ja saaneet tukea esimerkiksi taustajärjestelmään liittyvissä asioissa myös heiltä, Lämsä kuvailee.

Omia asiakkaitakin halutaan auttaa alkuun pääsemisessä ja palvelun parhaassa hyödyntämisessä.

– Toivomme, että palvelu näyttäytyy käyttäjilleen sujuvana. Me olemme totta kai valmiita neuvomaan ja ohjaamaan asiakkaitamme Lupapisteen käytössä, Lämsä summaa.