Lupapiste ja Canon toimivat tiiminä kuntien paperiarkistojen digitoinnissa – Tuusula ensimmäinen yhteinen asiakas

Lupapiste ja Canon ovat tiivistäneet yhteistyötä ja tarjoavat nyt paperiarkistojen digitointia avaimet käteen -periaatteella. Yhteistyö käyttää hyväksi Canonin tiloja ja prosesseja itse digitointiprosessiin ja Lupapisteen rakennusvalvonnan työkaluja ja arkistointiratkaisuja.

Kuntien digitointiprosesseja hidastavat usein riittävien henkilöstöresurssien puute. Selkeällä avaimet käteen -mallilla digitointi saadaan hoidettua keskeytyksettä ilman kunnan oman henkilöstön liiallista sitomista projektiin. Lupapisteen ja Canonin pitkät kokemukset omilta asiantuntija-alueiltaan varmistavat projektin sujuvan etenemisen.

”Yhdessä huolehdimme, että hanke viedään varmasti loppuun asti. Aiemman kokemuksen kautta osaamme hyvällä tarkkuudella arvioida, mitä digitointi vaatii ja minkälaiset aikataulutavoitteet sille voidaan asettaa”, kertoo Lupapisteen Senior Key Account Manager Sari Tokoi.

Digitaalisten aineistojen saatavuuden merkitys on kasvanut jatkuvasti, eivätkä sähköiset aineistot ole ainoastaan rakennusvalvontaa koskettava asia. Aineiston ollessa sähköisessä muodossa se on silloin muidenkin viranomaisten saavutettavissa, ajasta ja paikasta riippumatta. Esimerkiksi palo- ja pelastusviranomaisilla on lainkin perusteella oikeus rakennuksiin liittyvään tietoon ja Lupapiste pystyy tarjoamaan valtakunnallisen yhden luukun heillekin sillä edellytyksellä, että kunnilla on digitoitua aineistoa Lupapisteen pysyväisarkistossa.

Lisähyötyä digitoinnista saa yhdistämällä arkistot Lupapiste Kauppaan, josta asiakkaat voivat hankkia sähköisiä aineistoja helposti. Samalla kunta saa aiempaa vaivattomammin lisätuloja dokumenttien myynnistä.

Tuusulassa nähdään pitkän tähtäimen hyödyt

Tuusulan kunnan kanssa yhteistyö aloitettiin loppuvuodesta 2019. Kunnan väistötiloihin siirtyminen ja koronan tuomat vaikeudet ovat luoneet digitointihankkeeseen haasteensa, mutta yhteistyö on silti saatu etenemään hyvin.

”Tiedonkulku ja asioista sopiminen on ollut helppoa ja digitointi laadultaan hyvää”, toteaa Kasvun ja Ympäristön toimialueen Tuusulan kunnan tiedonhallinnan suunnittelija Juho Salonen.

Salonen näkee hankkeessa tärkeänä isojen määrien digitoinnin.

Koska meillä on Lupapiste Kauppa käytössä, tarvitsemme sinne aineistoja. Tällä tavalla saamme kokonaisia vuosia digitoitua kerralla asiakkaiden ostettavaksi. Asiakkaat osaavat myös hakeutua kauppaan nyt yhä paremmin ja tämä vähentää asiakaspalvelun kuormitusta digitoitujen vuosien osalta.

Digitoinnin yhteydessä arkistoja tulee myös seulottua ja turhista dokumenteista voidaan luopua. Tilansäästö onkin Salosen mukaan tärkeä etu.

Tuusulassa digitointi nähdään pitkän ajan panostuksena, joka maksaa itsensä takaisin monin tavoin tulevaisuudessa. Lupapiste Kauppa kattaa osaltaan kustannuksia pidemmällä aikavälillä.

Salonen kehottaa muita kuntia miettimään aineiston rajauksia ja omia tarpeita, kun digitointihanketta aloitetaan.

”Me esimerkiksi halusimme, että koko aineisto digitoidaan, joissain kunnissa riittävät pääpiirustusten digitointi. Tutkisinkin ensin mitä oman kunnan tarpeet on”, Salonen ohjeistaa digitointiprojekteja harkitsevia.