Lupapisteessä käytettävän tunnistuspalvelun vaihdos sekä uusi Arkistolaitoksen määräys asiakirjojen säilyttämisestä

Lupapisteessä käytettävä tunnistuspalvelu vaihtuu – kuntien tulee hyväksyä uudet käyttöehdot

Lupapiste-palvelun rekisteröitymisessä käytetty tunnistuspalvelu vaihtuu. Nyt käytössä oleva julkishallinnon verkkotunnistus- ja maksamispalvelu VETUMA lakkautetaan vuoden 2017 aikana. Sen tilalle Lupapisteeseen vaihdetaan vielä tämän vuoden aikana uusi Suomi.fi-tunnistuspalvelu. Käyttäjän kannalta tunnistus toimii kuten aiemmin, mutta se mahdollistaa jatkossa mm. EU-kansalaisten tunnistamisen, kertakirjautumiset eri palveluiden välillä ja uudet erilaiset tunnistustavat pankkitunnusten ja mobiilivarmenteiden rinnalle. Palvelun taustalla oleva sopimusviidakko ja maksuliikenne yksinkertaistuu huomattavasti.

Vaihdoksen arvioitu ajankohta on marraskuu 2016. Tunnistuspalvelun käyttöönotto vaatii Lupapisteen käyttäjäorganisaatioilta toimenpiteitä. Väestörekisterikeskus (VRK) on jo lähestynyt kuntia palvelun käyttöönottoon liittyvällä kirjeellä, jossa on ohjeistettu käyttöehtojen hyväksymiseen ja tietopalveluluvan hakemiseen.

Ohjeistuksemme on, että käyttöehdot (ohjeen kohta 1) tulee organisaatioiden hyväksyä heti. Tietoluvan (ohjeen kohta 2) pyrimme hoitamaan keskitetysti kuntien puolesta, koska tieto on kaikkien osalta sama. Jos saamme VRK:lta toisenlaista tietoa, tiedotamme asiasta viipymättä.

Arkistolaitoksen uusi määräys asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä – keskitetty päivitys tulossa marraskuussa kaikille Lupapisteen tiedonhallinnan asiakkaille

Arkistolaitos antoi 12.9.2016 uuden määräyksen koskien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvien asiakirjojen säilyttämistä. Arkistolaitos ilmoittaa määräävänsä arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11§:n nojalla kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa. Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjatiedot säilytetään sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisinä. Asiakirjat tulee säilyttää PDF/A-muotoisina ja rekisteröintitiedot XML- tai muussa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset täyttävässä rakenteisessa muodossa kuten arkistolaitoksen 13.5.2016 antamassa päätöksessä ((AL/24541/ 07.01.01.03.02/2015) on määrätty.

Käytännössä uudet määräykset tarkoittavat, että kaikki sähköisen asioinnin kautta tullut aineisto on säilytettävä vain sähköisessä muodossa. Sähköisesti toimitettua materiaalia ei siis tule enää pyytää asiakkaalta tai itse tulostaa paperista säilyttämistä varten. Sähköiset asiakirjat on säilytettävä pysyvästi, kun niiden katsotaan liittyvän rakennusvalvonnan lakisääteisiin tehtäviin.

Määräys aiheuttaa nykyisille Lupapisteen tiedonhallintaratkaisun käyttäjille tarpeen päivittää organisaation tiedonohjaussuunnitelman sekä palvelussa jo olevien asiakirjojen säilytysajat. Teemme tämän keskitetysti kuntien puolesta päivitysajolla, joka ajoittuu marraskuun loppupuolelle. Tiedotamme asiasta, kun ajankohta varmistuu.

Lupapisteen tiedonhallintaratkaisun avulla asiakirjat saadaan arkistolaitoksen vaatimaan muotoon ja saadaan kerättyä vaaditut rekisteröintitiedot automaattisesti. Arkistolaitos on todennut myös Lupapisteen asiakirjojen säilytysjärjestelmän toimivan SÄHKE2-määräyksen mukaan.

Arkistolaitos tulee jatkossa antamaan määräyksiä mm. digitointiin ja paperiaineiston hävittämiseen liittyen. Siihen asti pysyvästi säilytettävän paperiaineiston hävittäminen ei ole sallittu.

ARTIKKELIN LINKKEJÄ:

Uuden tunnistuspalvelun ohjeistus kunnille (VRK lähettänyt):
https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/tunnistaminen/tietoluvan-hakeminen/

Arkistolaitoksen päivitetty määräys (12.9.2016):
http://www.arkisto.fi/fi/kuntien-rakennusvalvonnan-lakisaeaeteisissae-tehtaevissae-syntyvien-asiakirjatietojen-pysyvae-saeilytys