Arkistolaitoksen päätös mahdollistaa paperiarkistoista luopumisen rakennusvalvonnoissa

Kunnat voivat uuden päätöksen myötä luopua rakennusvalvontojen paperivuorista ja siirtyä täysin sähköiseen arkistointiin

Arkistolaitoksen päätös mahdollistaa ensimmäistä kertaa asiakirjojen sähköisen pysyväisarkistoinnin kaikissa rakennusvalvonnoissa paperiarkistojen sijaan. Tämä säästää tuhansia asiakirjahallintaan käytettyjä työtunteja sekä vapauttaa hyllymetreittäin arkistointitiloja. Sähköistä pysyväisarkistointilupaa Lupapiste-palveluun haki ensimmäisenä kaupunkina Järvenpää.

Kuntien lupa-asioinnissa käsitellään ja tuotetaan vuosittain kilometreittäin asiakirjoja, joista pysyvästi säilytettävä aineisto on toistaiseksi arkistoitu lähes yksinomaan paperimuodossa. Asiakirjojen haku sekä tulostaminen ovat erityisen työläitä vaiheita rakennusvalvonnoissa, joissa arkistoitavia asiakirjoja syntyy jatkuvasti ja dokumenttien pitää olla asiakkaiden sekä viranomaisten käytettävissä. Solita Oy:n tuottaman rakennusvalvonnoille suunnatun Lupapiste-asiointipalvelun yhteyteen on nyt kehitetty sähköinen tiedonhallinta- ja arkistointiratkaisu, jonka avulla paperit voidaan unohtaa.

Yhteinen ratkaisu vauhdittaa uusien toimintatapojen hyödyntämistä

Järvenpään kaupunki teki arkistolaitokselle asiakirjojen säilyttämisestä Lupapiste-palvelussa esityksen, jonka perusteella arkistolaitos katselmoi Lupapisteessä tehtävät käsittelyprosessit, niissä syntyvät tiedot sekä tiedon säilyttämisen. Katselmoinnin perusteella arkistolaitos antoi 13.5.2016 kaikkia kuntia koskevan päätöksen, joka määrää pysyvästi säilytettävät rakennusvalvonnan asiakirjatiedot säilytettäviksi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin niitä on otettu vastaan sähköisessä muodossa. Arkistolaitos perustelee historiallista päätöstään sillä, että “asiakirjatietojen käsittely on pääosin sähköistä ja käsittelyyn sekä säilyttämiseen käytetään joko yhteisiä palveluita tai samojen tietojärjestelmätoimittajien tietojärjestelmiä. Näin ollen asiakirjatietojen elinkaaren hallinta ei perustu kuntakohtaisiin ratkaisuihin.”

”Päätös tarkoittaa sitä, että kunnat pääsevät eroon paperisten asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä ilman kuntakohtaista byrokratiaa arkistolaitoksen kanssa. Lupapisteen tiedonhallintapalvelu on katselmoitu arkistolaitoksen toimesta, ja sen todettiin olevan sähköiselle säilyttämiselle annettujen määräysten mukainen. Yhteinen valtakunnallinen ratkaisu nopeuttaa uusien toimintatapojen leviämistä ja tuo merkittävät säästöt kuntakohtaisiin projekteihin verrattuna”, kertoo kehitysjohtaja Ilkka Mattila Solita Oy:stä. ”Olemme todella tyytyväisiä yhteistyöhön arkistolaitoksen kanssa. Kaikkia hankkeen osapuolia ohjasi sama tavoite: toiminnan sujuvoittaminen unohtamatta sähköiselle säilyttämiselle asetettuja vaatimuksia”, Mattila jatkaa.

Järvenpää iloitsee – myös ympäristö kiittää

Järvenpäässä päätös otettiin suurella innolla vastaan, sillä sen myötä asiakirjahallinta helpottuu huomattavasti. Järvenpään ja Hyvinkään kaupunkien johtava rakennustarkastaja Jouni Vastamäki kuvaa vanhaa paperiprosessia seuraavasti:

”Ennen asiakas joutui odottamaan asiakirjatilaustaan useita päiviä ja saatuaan asiakirjat nähtäville valitsi kopioitavat asiakirjat. Usein myös uusi virastokäynti oli tarpeellinen. Arkistolaitoksen pysyväissäilyttämisen määräyksen myötä pääpiirustuksia ja muita vaadittavia dokumentteja ei tarvitse enää tulostaa arkistoon. Tämä on merkittävä parannus sekä tulostus-, työaikakustannusten että ympäristön näkökulmasta. Hyllymetrejä ei kerry enää lisää, joten investoinnit säilytystiloihin pienenevät ja arkistoon pääsy ei vaadi fyysistä paikallaoloa”, kertoo Vastamäki.

Sähköiseen arkistointiin siirtyminen tehty helpoksi

Solita kehittää sähköistä tiedonhallintapalvelua yhdessä käyttäjäkuntien kanssa. Palvelun käyttöönotto on tehty helpoksi, eikä se vaadi kuntakohtaisia kehitys-, asennus- tai integraatioprojekteja. Käyttöönoton jälkeen arkistolaitoksen määräyksen mukaiset uudet toimintamallit ovat välittömästi hyödynnettävissä.

Organisaatiot saavat käyttöönsä kuntien yhteisen tiedonohjaussuunnitelman, joka ohjaa yhtenäisiin toimintatapoihin ja säästää alkuvaiheen työtä.

Arkistolaitoksen 13.5.2016 päätös sähköisestä pysyväisarkistoinnista

Tutustu Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuuteen

Lisätietoja:

Lupapiste-palvelun kehitysjohtaja Ilkka Mattila, Solita Oy
puh. 044 5582 494, ilkka.mattila@solita.fi

Johtava rakennustarkastaja Jouni Vastamäki, Järvenpään kaupunki
puh. 040 315 2581, jouni.vastamaki@jarvenpaa.fi