Lupapisteen ja Cloudpermitin kehitys starttasi kesälomien jälkeen vuonna 2012 Solitassa melko tavallisena julkishallinnon ohjelmistokehitysprojektina. Toki voitettu projekti oli Solitassakin sieltä isommasta päästä, kestoltaan kolmisen vuotta ja arvoltaan lähes pari miljoonaa euroa. Yksi aivan erityinen piirre siinä kuitenkin oli – muista julkisista hankinnoista poiketen Rakennetun ympäristön lupa-asiointipalveluiden kilpailutus sisälsi option, jonka mukaan voittajaksi valikoituneelle toimittajalle annettiin mahdollisuus jäädä hankkeen päättymisen ja valtion satsauksen jälkeen operoimaan ja jatkokehittämään palvelua Suomen kunnille. Tässä uraauurtavassa Public-Private Partnership -mallissa valtion hanke kustansi peruskehityksen ja pilottikuntien käytön. Se antoi hyvän sysäyksen tuottaa palveluita markkinaan, jonka itsenäinen digitalisoituminen olisi muutoin kestänyt vuosikausia ja johtanut kansalaisten, yritysten ja alueiden kannalta epätasa-arvoiseen asemaan. Solita puolestaan investoi palveluun luomalla kestävän SaaS-operointimallin, brändin, tuki-, koulutus- ja liiketoimintaorganisaation ja kehittämällä palvelua systemaattisesti käyttäjiltä saatavan palautteen perusteella, alkuperäisen hankintasopimuksen lisäksi.
Arkkitehtuuri- ja teknologiapäätökset lähellä kehittäjää
Erityinen hankintamalli tarkoitti myös sitä, että Solitalla oli sekä vapaus että vastuu toteuttaa palvelut sellaisella teknologialla, jonka se näki parhaimmaksi koko palvelun elinkaaren näkökulmasta. Teknisiä vaatimuksia oli normaalia hankintaa vähemmän, ja nekin liittyivät tiettyjen määriteltyjen integraatiorajapintojen käyttöön, Maanmittauslaitoksen aineistojen hyödyntämiseen ja muutaman erillisen asioinnin tukipalvelun, kuten vahvan tunnistuksen, käyttöön.
Vapaus ja vastuu arkkitehtuuri- ja teknologiavalinnoista ohjelmointikielen valintaa myöten delegoitiin nopeasti sinne, missä paras tieto on eli projektitiimille. Liiketoiminta tuki valintoja tuomalla oman tietämyksensä ja näkemyksensä tulevasta toiminnasta, mikä tietysti oli uudenlaista markkinaa luotaessa haasteellista. Valinnat saatiin projektitiimillä tehtyä systemaattisen analyysin perusteella varsin nopeasti, eikä sitoutumisessa ollut ongelmia. Tämä perinne on elänyt Lupapisteen ja Cloudpermitin palveluita tehtäessä näihin päiviin asti. Tuote- ja kehitystiimi tekevät valinnat sangen itsenäisesti, mutta kiitettävästi muita osapuolia kuunnellen.
Käyttäjälähtöisyys käytännössä
Projektin ja sen taustalla olleen SADe-ohjelman tavoitteena oli tuottaa käyttäjälähtöisiä sähköisiä palveluita. Lupapisteellä on alusta lähtien ollut hyvin heterogeeninen käyttäjäkunta, joka koostuu tavallisten kansalaisten lisäksi erilaisista rakentamiseen ja rakennettuun ympäristöön liittyvistä ammattilaisryhmistä sekä viranomaiskäyttäjistä. Eri käyttäjiä pitää palvella helposti ja ymmärrettävästi, mutta myös tehokkaasti riippumatta siitä, teetkö ”once-in-a-lifetime”-hanketta vai käytätkö palvelua päivittäin. Päivittäiskäyttäjiin kuuluvat kunnan organisaatiot, joiden henkilömäärä vaihtelee yhdestä sataan, ja vuosittaiset hakemusmäärät muutamasta kymmenestä useisiin tuhansiin. Hankkeiden laajuuskin vaihtelee ulkohuussista Mall of Triplaan.
Käyttäjäkokemuksen hallinta on ollut jättimäinen haaste, johon on vastattu paitsi jatkuvalla UX-suunnittelulla myös oikeilla arkkitehtuuriratkaisuilla. Kaiken tuotoksen pitää olla skaalautuvaa ja riittävän helppoa kaikille käyttäjille tai vastassa ovat käyttäjätuen ruuhkautuminen ja tyytymättömät asiakkaat ja käyttäjät. Tätä työtä on tehty ensimetreistä lähtien UX:n ja kehitystiimin kesken, ja saipa Lupapiste olla ensimmäinen Solitan projekti, jolle oli nimetty alusta lähtien täysipäiväinen UX-suunnittelija! (Tänä päivänä UX-suunnittelun merkitys on alalla jo toki paremmin tunnistettu ja joka tiimiin kuuluu omat eksperttinsä käyttäjäkokemusta suunnittelemaan.)
Kevyesti liikkeelle
Nollasta liikkeelle lähtenyt tiimi teki ensimmäisen MVP:n (Minimum Viable Product) käyttöön reilussa puolessa vuodessa, ja toiminnallisuuksiltaan riisutulla versiolla saatiin lähetettyä ensimmäinen hakemus pääsiäisviikolla 2013. Käyttöliittymä näytti rautalankaviritelmältä ja kaikki integraatiot oli korvattu käsityöllä, mutta päätös avata palvelu oli ehdottomasti oikea. Palautetta saatiin oikeilta käyttäjiltä ja oikealla datalla. Lisäksi projektiin osallistuneiden kuntien viranomaiskäyttäjien innostus pysyi korkealla, kun joka kuukausi nähtiin käyttäjien kannalta kriittisimpiä uusia toiminnallisuuksia ja muutoksia. Myös tämä perinne on pysynyt, eli uusista tuotteista tunnistetaan julkaisuversioon käyttäjien kannalta tärkeimmät osat, ja sen jälkeen softaa täydennetään palautteen ja jatkuvan priorisoinnin kautta.
Kirjoittaja Ilkka Mattila on Cloudpermitin tuotehallinnan johtaja ja ollut mukana luomassa Lupapistettä ja muita tuotteitamme alusta lähtien.
Kansainvälistyminen tuo haasteensa
Avaamisensa jälkeen Lupapistettä kehitettiin aktiivisesti ja uusia tuotteita tuli mukaan palettiin. Liiketoimintapuolella tunnistettiin uusia tuotemahdollisuuksia, eikä ideoista toden totta ollut pulaa. Parhaista lähdöistä tehtiin konsepteja ja suunnitelmia, ja kehitys otti vastuun suunnitelmien viimeistelystä ja niiden toteuttamisesta. Sähköistä lupa-asiointia täydentämään tehtiin mm. sähköinen arkistointi, työkalut digitoitujen arkistopiirustusten tallentamiseen sekä Kauppa rakennuspiirustusten myymiseen.
Maineemme alkoi kiiriä Suomen rajojen ulkopuolelle ja yhteydenottoja tuli. Lupapiste pääsi mukaan tarjoamaan ratkaisujaan Eurooppaa, Aasiaa ja Australiaa myöten, ja ratkaisusuunnitelmia laadittiin maa- ja kaupunkivaltiokohtaisille ratkaisuille. Oli todella silmiä avaavaa nähdä, miten pitkällä Suomessa oltiin sähköisissä palveluissa ja kuinka syvää kiinnostus palveluitamme kohtaan parhaimmillaan oli. Parin mutkan kautta ensimmäinen avaus kansainvälisille kentille tuli alkusuunnitelmiin nähden toiselta puolelta maailmaa, Kanadan Windsorista (Ontario).
Ison alkuinnostuksen jälkeen kehitystiimille tuli eteen melkoinen haaste. Vaikka riittävän naarmuisten linssien läpi katsottuna lupa-asioinnin prosessit ja toimintatavat ovat Suomessa ja Kanadassa samanlaisia ja myyntidemoilumme olivat saaneet aikaan vain myönteistä nyökyttelyä, todellisuudessa paikalliset vaatimukset ja toimintatavat on jokaisella asiakkaalla omansa, eikä Suomen mallin mukaista kuntien yhteistä tekemistä, yhteisiä määrityksiä tai jaettuja palveluita ole olemassa. Tämä markkinaan mukautumisen vaatimus aiheutti harmaita hiuksia, eikä ratkaisuksi auttanut muu kuin koota arkkitehdit ja kehittäjät taas suunnittelupöydän ääreen.
Uudet arkkitehtuuripäätökset mahdollistivat äärimmäisen konfiguroituvan palvelun, jota on voitu toimittaa tähän päivään mennessä lähes kaikkiin Kanadan provinsseihin sekä yli puoleen Yhdysvaltojen osavaltioista. Olemme saaneet merkittävän aseman esimerkiksi Ontarion ja New Brunswickin provinsseissa, ja tavoitteenamme on saada vankka jalansija myös Yhdysvalloissa. Perusprosessit oppineina olemme saman perustuotteen päälle pystyneet tekemään asiointiratkaisuja eri tarpeisiin ja eri käyttäjille.
Oma firma, oma tiimi
Kansainvälistyminen aiheutti Lupapisteessä suurten muutosten aallon. Ensiksi lähdimme pois tutusta kotipesästä, ison Solitan siipien suojasta, omaksi yritykseksi. KV-nimeä ja brändiä haettiin, ja lopulta päädyttiin Evoltan kautta Cloudpermitiksi. Myös johto ja johtaminen muuttui, ja systemaattinen muutos projektitalosta tuotetaloksi alkoi. Kehityksen ja liiketoimintojen väliin perustettiin tuotehallintatoiminto, ja tuotteen prosessit pistettiin uusiksi. Startup-pöhinästä siirryttiin kohti vakiintuneempia toimintatapoja.
Eräs näihin aikoihin tehty tärkeä päätös oli myös omien kehittäjien palkkaaminen. Entisenä ”konsulttitalo” Solitan yksikkönä kehityksessämme oli työskennellyt ja koodiimme sormenjälkensä jättänyt kymmeniä kehittäjiä, mutta tuotetalossa oma kehitysyksikkö, ja sen jäseninä tärkeimmän omaisuutemme ymmärtäjät, kehittäjät ja suojelijat, nähtiin strategisesti hyvin tärkeänä. Kansainvälisyys, mielenkiintoiset teknologiavalinnat, riittävä autonomia, tuotetalon pitkäjänteisyys ja vaikuttamismahdollisuudet sekä kokeneet kollegat ovatkin houkutelleet taloon hyvän määrän osaamista.
Tuotetalon arkea
Tänä päivänä eli Lupapisteen 10-vuotisjuhlavuonna kehitämme ja ylläpidämme toistakymmentä eri tuotetta, joita käytetään kolmessa maassa ja yli 500 kunnassa. Samalla tutkimme ja kehitämme seuraavan sukupolven ratkaisuja, joissa digitaalisuus helpottaa ja nopeuttaa asiakkaidemme toimintoja aivan uudella tasolla. Tarpeet ja ideat eivät maailmasta lopu, ja tärkeintä on saada harvat ja valitut priorisoitua sekä käyttäjien käsiin laadukkaasti toteutettuna.
Olemme hyvin kansainvälinen yritys. Suomi on tukijalkamme ja laboratoriomme, koska täällä alan digitalisoituminen porskuttaa Pohjois-Amerikkaa reippaasti edellä ja yhteisöstämme löytyy rohkeutta ja intoa uusille asioille. Pohjois-Amerikka taas on paikka, josta uskomme nykyisille ja tuleville tuotteillemme löytyvän laajat laidunmaat ja vihreitä peltoja. Lupapisteen ja Cloudpermitin kehitys on kuitenkin vankasti kotimaista tuotantoa, vaikka olemmekin ensimmäiset tuntosarvemme Atlantin taakse toki lähettäneet.
Ilkka Mattila
Director, Product Management
Cloudpermit
