Vuoden 2012 kesäkuussa kokoontui Hämeenlinnan Aulangolle joukko uteliaita ja innokkaita ihmisiä. IT-palvelutalo Solita oli yhdessä kumppaninsa Siton kanssa juuri voittanut ympäristöministeriön järjestämän tarjouskilpailun valtakunnallisen asiointipalvelun toteuttamisesta ja pilotoinnista. Paikalle oli ministeriön ja toimittajien lisäksi saapunut kuntakentän eturivin uudistajia, etunenässä Järvenpää, Naantali, Sipoo ja Hämeenlinna. Tavoitteena oli luoda tekemiselle yhteinen visio ja hankkeen alkuvaiheen toimintasuunnitelma.
Parin intensiivisen päivän aikana puserrettuun yhteiseen visioon kuului keskeisesti arjen helpottaminen, käyttäjälähtöisyys, valtakunnallisuus ja jatkuva kehittäminen. IT-projekteja tyypillisesti ohjaavien kovien arvojen, kuten budjettien ja aikataulujen, rinnalle otettiin merkittävään asemaan visiomme pehmeät arvot. Yhdessä palvelun tilaajan, toimittajien ja tulevien käyttäjien kanssa päätimme, että aloittamamme projekti ei ole vain tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto, vaan toimialaa laajasti koskettava ja uudistava toimintatapojen muutos. Visiotamme tuolta ajalta voi aistia mm. palvelun lanseerauksen yhteydessä tehdystä videosta.
Palvelun kick-off-tilaisuudesta tulee 7.6.2017 kuluneeksi 5 vuotta. Aluksi kuvattu visio on suurimmalta osin jo muuttunut todellisuudeksi. Yli 150 kuntaa tarjoaa jo asiointipalveluita Lupapisteen kautta ja käyttöönotossa on parikymmentä lisää. Uskomme, että vuoden loppuun mennessä käyttöönottaneiden kuntien määrä alkaa kakkosella. Palvelussa on yli 70 000 käyttäjää, joista lähes 2500 on viranomaisia. Toukokuussa palvelun kautta jätettiin yli 8 000 hakemusta ja hakemusten volyymi on edelleen vahvalla kasvukäyrällä.
Hienompaa kuin saavutetut luvut ovat muutokset toiminnassa: Asioinnin rinnalle palvelun toiseksi peruspilariksi rakennettu tiedonhallinta ja sähköinen arkisto ovat hävittäneet paperit prosesseista ja viranomaisten pöydiltä. Sähköinen lupaprosessi on parantanut tiedon laatua vuorovaikutteisemman prosessin ansiosta ja tiedon uudelleenkäytettävyys on uudella tasolla. Yhtä merkittävä on muutos toimintakulttuurissa: viranomaiset tekevät syvää yhteistyötä yli kunta- ja maakuntarajojen, sparraavat toisiaan ja kopioivat parhaita käytäntöjä, antavat suoraa palautetta ja miettivät toiminnan kehittämistä ja mahdollisuuksia aivan uusista näkökulmista. Jokainen viranomainen on joutunut tai päässyt lähemmäksi asiakasta, ja tarpeetonta byrokratiaa on kitketty aina kun sitä on havaittu.
Me katsomme palveluamme taas viiden vuoden päähän. Kiveen hakattuja viisivuotissuunnitelmia ei tietenkään tehdä, vaan visiota päivitetään jatkuvasti palvelumme ja ympärillä olevan teknologian kehittymisen myötä. Uskomme, että avoimien rajapintojen päälle rakentuu ekosysteemi, joka hyödyntää rakentamisessa kertyvää dataa ja tarjoaa parempia ja monipuolisempia palveluita suomalaisille. Rakennamme Suomessa kehitetyn palvelukonseptin päälle kansainvälistä tulevaisuutta ja tavoitteenamme on lähivuosina viedä ulkomaille sekä suomalaista teknologiaa että julkishallinnon palveluosaamista.
Rakentamisen lupiin ennustamme jo vuosikausia muhittanutta paradigman muutosta, jossa 2D-piirustusten ja lomakemaailman rinnalle syntyy tapa hoitaa viranomaisasiointi tietomallien avulla. Teknologia muutokselle on jo olemassa, nyt on kyse rohkeudesta kokeilla uusia toimintatapoja. Ensimmäiset askeleet otetaan syksyn aikana KIRADigi-hankkeessa.
5-vuotiaan pikkupojan isänä on saman ikäisen palvelun läheltä seuraamisessa ollut paljon tuttua. Kehittyminen ja oppiminen ei ole suoraviivaista. Välillä tuntuu, että samoihin arjen haasteisiin törmää aina uudelleen tai jo kerran toimivaksi saatu asia ei enää toimikaan oman ajatuksen mukaan. Kuitenkin, jos vertaa tilannetta vuoden takaiseen, on muutos hämmästyttävä. Päivääkään en vaihtaisi pois.
Ilkka Mattila on Lupapisteen kehittelijä ja muutoksen mahdollistaja, joka uskoo suomalaiseen osaamiseen ja rohkeuteen kokeilla uusia toimintatapoja.