Lupapiste sujuvoitti Porvoon kaupungin kaupunki-infran lupakäsittelyä ja vähensi manuaalista työtä
Porvoon kaupungin kaupunki-infra on käyttänyt Lupapistettä vuodesta 2017. Tavoitteena oli saada luvat ja päätökset yhteen paikkaan sekä yhtenäistää päätöksentekoa, arkistointia ja laskutusta.
Ennen Lupapistettä jokainen käsittelijä kirjoitti päätökset itse, minkä vuoksi niiden ulkoasu vaihteli tekijän mukaan. Allekirjoitettavat päätökset tulostettiin ja skannattiin, ja asiakirjoja tallennettiin verkkolevylle tai jopa yksittäisen käsittelijän omalle koneelle. Tietyn päätöksen löytäminen jälkikäteen saattoi olla työlästä.
Lupapisteen myötä lupien käsittely siirtyi yhteiseen järjestelmään, jossa päätökset tehdään valmiiden päätöspohjien avulla.
– Lupapiste on toiminut odotusten mukaan ja käsittelijän näkökulmasta käyttö on helppoa. Kun pohjat ovat valmiina, lupien käsittely ja laskutus sujuvat nopeasti, kertoo Porvoon kaupungin katutarkastaja Torbjörn Karlsson.
Manuaalisesta laskutuksesta suoraan laskutusjärjestelmään
Erityisen konkreettisesti muutos näkyy laskutuksessa. Aiemmin käsittelijä muodosti ja tulosti laskun ja toimitti sen toimistosihteerille. Tämä kirjasi tiedot Exceliin ja välitti ne taloushallintoon, jossa tiedot siirrettiin vielä erikseen laskutusjärjestelmään.
Nyt lasku muodostetaan Lupapisteessä, jossa asiakkaan ja luvan tiedot ovat jo valmiina. Käsittelijä valitsee oikeat taksat, tarkastaa laskun ja lähettää sen suoraan integroituun laskutusjärjestelmään.
Lupapisteen myötä manuaalisia työvaiheita on jäänyt pois, lupien käsittelyajat ovat lyhentyneet ja henkilöstön aikaa on vapautunut muihin tehtäviin. Myös tiedon saatavuus on parantunut.
– Monella on Lupapisteeseen lukuoikeus, joten he voivat itse käydä tarkistamassa esimerkiksi sen, onko lupa myönnetty, Karlsson kertoo.
Yhteinen järjestelmä helpottaa arkea
Porvoossa Lupapistettä käytetään muun muassa yleisten alueiden ja viheralueiden lupiin, katulupiin ja sijoitussopimuksiin sekä laskutukseen. Yhteinen järjestelmä helpottaa myös sijaistamista lomien ja muiden poissaolojen aikana.
Sisäisesti kiitosta ovat saaneet erityisesti palvelun helppokäyttöisyys ja monipuoliset hakutoiminnot. Tietoja voi hakea usealla tavalla, esimerkiksi osittaisilla hakusanoilla tai kartan kautta.
Myös Lupapisteen asiakaspalveluun ollaan tyytyväisiä.
– Asiakaspalvelu on todella nopeaa. Yleensä ongelma on ratkaistu muutamassa tunnissa, joskus nopeamminkin. Toistaiseksi yksikään asia ei ole jäänyt ratkaisematta, Karlsson kiittelee.
Luvanhakijoilta palaute on ollut pääosin hyvää. Ensimmäistä kertaa palvelua käyttävälle oikean hakemuksen löytäminen ja täytettävien tietojen määrä voivat kuitenkin joskus aiheuttaa haasteita.
Kehitystoiveitakin löytyy. Tulevaisuudessa samalla hakemuksella toivottaisiin voitavan käsitellä useampia aikajaksoja. Lisäksi käsittelijän tietojen automaattinen täyttyminen päätöksen hyväksymisvaiheessa vähentäisi yhden toistuvan työvaiheen.
Kokonaisuutena Lupapiste on tehnyt Porvoon kaupungin lupaprosesseista aiempaa sujuvampia: työ on tehostunut, käsittelyajat ovat lyhentyneet ja tieto on helpommin kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.