CASE Loimaa: Asiointi sähköiseksi kolmessa kuukaudessa

Loimaan rakennusvalvontaan tulee noin 300 hakemusta vuositasolla. Lupa-asioinnin prosessien ja luvanhaun sähköistäminen lähti keväällä vauhdilla käyntiin, ja kolmen kuukauden jälkeen asiointi on käytännössä 100 % sähköistä.

Mitä tapahtui, miten se mahdollista?

Loimaan kaupungin rakennusvalvonta otti Lupapisteen käyttöön toukokuussa 2017. Käyttöönotto tapahtui ketterästi ilman tarpeetonta byrokratiaa. Ensin järjestettiin Lupapisteen kanssa yhden (1) päivän koulutus, jossa oli mukana koko rakennusvalvonta, kolme rakennustarkastajaa ja kaksi palvelusihteeriä. Tämän jälkeen palvelu avattiin käyttöön.

Muuta koulutusta ei tarvittu, Lupapisteen sivuilta löytyi materiaali viestinnän tueksi ja rakennusvalvonnan omalla porukalla pähkäiltiin tarvittaessa epäselviä asioita. Loimaan kaupungin sivuilla päivitettiin rakennusvalvonnan ohjeet, ja suunnittelijoiden kanssa käytiin tarpeen tullen hakemuksen tekemistä yhdessä läpi.

”Aika pian kävi ilmi, että kahden käsittelyprosessin ylläpitäminen rinnakkain voi olla rasite”, kertoo Loimaan kaupungin johtava rakennustarkastaja Harri Salminen. Tämän vuoksi päädyttiinkin muuttamaan kaikki yhdellä kertaa sähköiseksi, ja näin saatiin yhdenmukaistettua käsittelyprosessi.

Yhteistyötä ja ennakkoluulottomuutta

Jo näin lyhyessä ajassa on nähty todella selkeästi sähköistämisen hyödyt, ja tällä hetkellä Loimaan rakennusvalvonta on ottamassa arkistoa käyttöön. Vanhan paperiarkiston digitoinnille ei ole aikataulutavoitetta asetettu, mutta varmasti sitä harkitaan myöhemmin. Myös Lupapisteen muiden moduulien – Yleiset alueet ja Ympäristö – käyttöönotto nähdään mahdollisuutena tulevaisuudessa.

Lupapisteen käyttöönotossa on kyse asioiden ajattelusta uudella tavalla. Ei digitoida nykyistä tapaa toimia, vaan muutetaan prosesseja. ”Välillä on hyvä miettiä asioiden käsittelyä uudella tavalla. On virkistävää ravistella vanhoja tottumuksia pois”, toteaa Salminen itsensä ja koko rakennusvalvonnan puolesta.

Loimaan rakennusvalvonta on erinomainen esimerkki tiimistä, jossa yhteistyöllä saadaan suuria muutoksia aikaan. Ennakkoluulottomat viranomaiset, joilla oli yhteinen tahtotila, saivat uudistettua vanhat toimintamallit ja digitoitua palvelun todella lyhyessä ajassa. Tästä voidaan kaikki ottaa mallia!

Kirjoittaja Ilona Ivanoff on todella ylpeä Lupapisteen upeista, ennakkoluulottomista asiakkaista.